Håll bättre styrelsemöten

Som styrelse har ni stora möjligheter att själva utforma hur mötena ska vara upplagda. Det viktigaste är att ses regelbundet och att det som diskuteras och bestäms har tydlig förankring i det som årsmötet – alltså medlemmarna – fattat beslut om. 

Här hittar du protokollmallar 

En lista med punkter som ska avhandlas under ett styrelsemöte kallas för dagordning. Även om det ofta är ordförande som punktar upp dagordningen inför mötet är det bra om ni har en struktur där alla i styrelsen bidrar till planeringen. Kika gärna på protokollmallen och de tips som finns där för att skapa er en bild av vilka punkter som ni kan ta upp men låt inte mallen styra er- det är era verksamhetsbehov som styr vilka dagordningspunkter ni behöver ha med. Tänk på att vissa punkter är bra att återkomma till vid varje möte medan andra punkter endast är aktuella vid några tillfällen på året. Hur ni väljer att jobba mellan och på styrelsemöten påverkar hur ni lägger upp er dagordning.  

Mötesprotokoll 

Mötesprotokollet ska alltid innehålla datum, vilka som var närvarande, vem som var mötesordförande, sekreterare och protokolljusterare, samt vilka beslut som togs. Protokollet ska kunna läsas av medlemmar i efterhand. Därför får inte några känsliga personuppgifter finnas med när diskussioner återges. Styrelsen kan vid sidan av mötesprotokollet ha egna minnesanteckningar av diskussioner som inte behöver delas med medlemmar. 

Här kan du ladda ned en enkel protokollmall. 

Viktigt att enas om spelregler 

Vilka förväntningar har ni på era styrelsemöten? Hur mycket behöver man förbereda sig? Hur viktigt är det att komma i tid och hur ska ni fördela tiden som ni har tillsammans? Genom att prata ihop er om era förväntningar bäddar ni för bättre möten. 

Prova in- och utcheckningsrundor 

Inled gärna styrelsemötet med en ”incheckning” - en kort runda där alla får berätta hur läget är och vad man funderar på just nu. Det här är ett sätt att fånga upp var alla befinner sig i sina tankar, men också ett sätt för alla som deltar att hitta fokus och ”tömma huvudet” på annat. Likadant kan man ”checka ut” - hur känns det nu efter mötet? Det är ett bra sätt att knyta ihop säcken och stämma av om alla är på banan. 

Så kommer alla till tals 

Som mötesordförande är en av dina viktigaste uppgifter att fundera på hur alla kommer till tals. Ibland är det bra om ordet är fritt, men kom ihåg att de som gillar att prata mycket då också tar mycket utrymme. 

Det finns metoder för att strukturera samtalen. Att prata två och två och därefter dela med sig i storgrupp är ett bra sätt. En runda där var och en får möjlighet att säga sin åsikt eller att man enskilt skriver ner därefter dela med sig. Fundera först på vad du vill att målet med diskussionen ska vara och anpassa därefter hur samtalet ska läggas upp. 

Våga fatta beslut! 

Använd tiden ni har tillsammans till att diskutera och fatta beslut. Det kan låta självklart, men i praktiken är det lätt att lägga för mycket tid på redogörelser och att rapportera. 

Att gång på gång återkomma till samma diskussion är en riktig energitjuv. Ibland glöms det bort att ett beslut faktiskt redan är fattat. Den som leder mötet kan i sådana lägen behöva påminna om beslut som är fattade sedan tidigare eller bryta diskussionen. 

Det kan också finnas ”surdegar” som aldrig tycks lösa sig. Här är det bra att försöka skaffa sig en bild av varför surdegen jäser. Här är några exempel. 

• Är frågan känslig i styrelsen eller i organisationen? Då behöver ni adressera det - var klämmer skon? 
• Saknar ni i själva verket mandat att fatta beslut i en fråga? Då är det läge avsluta diskussionerna. 
• Ni kanske har flera vägskäl och därför svårt att ta beslut - välj att prova en väg och återkomma med en utvärdering. Ofta kan ni fatta ett annat beslut i efterhand om något inte fungerar som det var tänkt.