Frågor och svar om årsmöten
Publicerad: 2022-02-23
Här samlar vi svar på vanliga frågor om årsmöten. Hittar du inte svar på din fråga? Hör av dig till närmsta styrelse eller till förbundets organisationsutvecklare.
Du hittar även mer information bland våra artiklar om styrelsearbete under rubriken Årsmöten.
Vad är stadgar?
En förenings stadgar är regler som styr vad man får och inte får göra i föreningen. Vissa avdelningar, sektioner och klubbar har lokala stadgar. Börja genom att kolla med din närmsta styrelse om det finns sådana. Om det inte finns lokala stadgar gäller STs normalstadgar. Dessa hittar du här.
Hur ska ett årsmöte gå till?
Du hittar en handledning för att leda ett årsmöte bland våra protokollmallar (se nedan). Behöver ni mer stöd? Hör med närmsta styrelse eller skicka ett mejl till Fackförbundet STs organisationsutvecklare. De nås på engagemang@st.org.
Finns det mallar för årsmöte?
Ja. Vi har mallar för dagordning, protokoll, samt en handledning för årsmöten, allt det hittar du här.
När behöver årsmötet senast hållas?
Enligt STs normalstadgar ska års- eller ombudsmöte hållas enligt följande.
- Årsmöten inom Arbetsplatsavdelningar utan sektioner ska hållas innan 1 juni.
- Årsmöten inom Avdelningar med sektioner hålls minst vart fjärde år och innan 1 december.
- Årsmöten inom sektioner ska hållas innan 1 april.
- Årsmöten inom klubbar ska hållas innan 1 mars.
Kom ihåg att det kan finnas lokala stadgar som påverkar när mötet behöver hållas. Då är det dessa som gäller.
Kan jag rösta via ombud på årsmötet?
Enligt STs normalstadgar är det inte tillåtet.
Får jag gå på årsmötet på arbetstid?
Du som är förtroendevald har enligt förtroendemannalagen rätt att gå på mötet som en del av din förtroendemannatid. Medlemmar kan använda sig av de fem timmar per år som de har rätt till för att ta del av facklig information. På många arbetsplatser löser man detta lokalt och kommer överens med arbetsgivaren kring hur årsmötet förläggs.
Finns det krav på ett minsta antal styrelseledamöter som ska väljas?
Enligt STs normalstadgar ska årsmötet välja ordförande, samt några ytterligare uppdrag som skiljer sig åt beroende på om ni är en klubb, sektion eller avdelning. Stadgarna anger inget exakt antal, men det står att ni ska vara ett ojämnt antal. På de flesta nivåer behöver det utses en ordförande, en vice ordförande, samt en studieorganisatör.
Kom ihåg att det kan finnas lokala stadgar som anger annat. Då är det dessa som gäller.
Vad gör en valberedning?
Du kan läsa mer om valberedningens roll i den här artikeln.
Vem utser valberedning?
Valberedningens ledamöter föreslås av medlemmarna eller medlemsombuden (vid ombudsmöte). Alla medlemmar har möjlighet att föreslå sig själva eller någon annan som är medlem.
Kan en ledamot i styrelsen samtidigt sitta i valberedningen?
Nej, det är olämpligt att samma person är med och utser sig själv eller sina efterträdare.
Hur fungerar nomineringar till styrelsen?
Hur nomineringsprocessen ska se ut bestäms av valberedningen. Antingen kan en kandidat bli nominerad av en annan medlem eller nominera sig själv genom att prata med valberedningen. Det är också vanligt att valberedningen själv väljer ut och kontaktar kandidater utan att de nominerats av någon annan. För att vara valbar behöver du vara medlem och självklart också tacka ja till nomineringen.
Vem behöver ha tillgång till det färdiga mötesprotokollet?
Efter årsmötet är det viktigt att protokollet görs tillgängligt för alla medlemmar. Justerat protokoll, verksamhetsberättelse, bokslut, samt revisionsberättelse ska också skickas till nästa nivå i organisationen.
- Klubbar skickar till sin sektion
- Klubbar inom avdelningar som saknar sektioner skickar till sin avdelning
- Sektioner skickar till sin avdelning
- Avdelningar skickar till förbundet
Avdelningar skickar in sina handlingar till avdelningsarkiv@st.org. Handlingarna behöver vara hos förbundet senast den 31 maj.
Hur gör vi med röstlängden när vi publicerar protokollet med hänsyn till GDPR?
Röstlängden bör inte publiceras. Den kan läggas som bilaga till originalprotokollet, men ska inte publiceras digitalt.
Vad gör jag om en medlem inte går att hitta i våra listor men ändå vill vara med och rösta?
Medlemmen kan i det här läget ha glömt att registrera sig vid byte av jobb eller liknande. Om ni inte hittar medlemmen, hör av er till våra medlemshandläggare genom att mejla till medlem@st.org.
Vilka handlingar behöver undertecknas?
Hela styrelsen ska skriva under verksamhetsberättelsen och övriga handlingar, exempelvis resultat- och balansräkning.
Måste vi ha en revisor om vi inte hanterar ekonomi?
Ja, verksamhetsrevisor behöver alltid väljas. Verksamhetsrevisorns roll är att granska om styrelsen genomför de beslut som fattats av årsmötet och i enlighet med stadgarna. Läs mer om revisorns uppdrag här.